Mettre en place une base de pointage en entreprise représente un intérêt pour la conformité fiscale, mais également pour améliorer la gestion des ressources, la productivité et la planification à long terme.
Pourquoi pointer les temps ?
Justification Fiscale
Une base de pointage est souvent nécessaire pour justifier les dépenses de R&D auprès des administrations fiscales, notamment pour bénéficier de dispositifs comme le Crédit d’Impôt Recherche (CIR). Une documentation précise des heures consacrées aux projets de R&D peut être exigée en cas de contrôle.
Amélioration de la Productivité
En analysant les données de suivi des temps, les entreprises peuvent identifier les processus inefficaces et apporter des améliorations pour augmenter la productivité globale.
Planification Stratégique
Les données recueillies grâce au suivi des temps peuvent être utilisées pour une planification stratégique plus éclairée, en aidant à prévoir les besoins futurs en personnel et en ressources.
Gestion de Projet
Un suivi précis des temps permet de mieux gérer les projets, en assurant que les délais sont respectés et que les budgets sont utilisés de manière optimale. Cela aide également à anticiper les besoins futurs en ressources humaines.
Transparence et Communication
Le suivi des temps offre une transparence accrue sur les activités des employés, ce qui peut améliorer la communication interne et externe, notamment avec les investisseurs ou les partenaires.
Un impératif pour toutes les structures – quel que soit le secteur !
FOCUS sur la conformité et justification fiscale
Que dit le BOFIP*
« Les entreprises doivent pouvoir établir avec précision le temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue. »
« Il est indispensable qu’il y ait adéquation entre le temps déclaré et l’activité décrite »
Le fichier de suivi des temps est le fer de lance du calcul du CIR/CII car c’est ce dernier qui permet de déterminer les heures allouées aux projets de recherche et de faire la transition entre les projets éligibles.
Le suivi des temps se doit donc :
- De préciser les tâches effectuées par heures ou par jours.
- D’associer chaque tâche dans l’idéal à un projet.
- De permettre d’identifier les projets éligibles et/ou tâches éligibles
- D’être associé à un fichier de centre de coût (facultatif)
L’administration tend à contrôler de plus en plus les tâches effectuées par le personnel valorisé et à exiger un niveau de détail supérieur aux années précédents.
Comment définir les tâches éligibles ?
Suivi des activités : trouver le niveau de précision adéquat !
Nous recommandons un maximum de 10 tâches pour le suivi pour des raisons évidentes : le suivi ne doit pas devenir une tâche en soi qui prend 30 minutes par semaine au risque de perdre les équipes.
A l’inverse, un pointage trop large (2 ou 3 activités éligibles) pourra être contester par l’administration.
Il est tout à fait possible d’utiliser les « activités éligibles » définies dans le guide du CIR comme base de pointage, en transmettant une définition explicite, précise et uniforme des tâches qui s’y rapportent.
- Définition des hypothèses et de la démarche scientifique
- Réalisation des travaux
- Analyse des travaux
- Valorisation/communication
Si vous choisissez des tâches internes, nous vous conseillons d’être vigilant sur la formulation :
Outils de suivi
L’outil a peu d’importance, tant que les collaborateurs se l’approprient.
Excel est parfaitement adapté, tout comme des outils 100% dédiés comme Gryzzly, LaBoxy, BusiTime, ou des ERP et SIRH.
Le conseil Businove
Le conseil Businove- Pointage et validation hebdomadaire à l’heure ou a minima demi-journée
- Pointer toutes les tâches éligibles CIR/CII et non éligible puis sélectionner celles éligibles si affectées à une opération de recherche
- Eviter les tâches « débarras / autres » qui serviront de pointage en cas de doute du collaborateur sur la nature de ses activités.
- Avoir une grille d’analyse précise et unique d’une activité éligible afin d’éviter les problèmes d’interprétation (chacun a une vision subjective de ce qu’est de la recherche ou de l’innovation)
- Revue trimestrielle ou au semestrielle du nombre d’heures éligibles pointées
- Sensibiliser les collaborateurs dès leur arrivées et dès le début du projet ou de l’opération de R&D
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